Telefonsvareren — de syv sider
De syv sider står som knapper i venstre side. Den, du er inde på, er grøn. Navnet nederst ved Admin er den, der oprindeligt oprettede linjen — det siger ikke noget om, hvem der må rette i den.
| Side | Hvad du kan der |
|---|---|
| Grundlæggende | Navn, sprog og tidszone. Tidszonen bestemmer, hvornår åbningstiderne gælder. |
| Telefonnumre | Se hvilke numre der fører hertil. |
| Standard opkaldsflow | Velkomstbesked og hvad der sker i åbningstiden. |
| Kontortid | Jeres åbningstider, uge for uge. |
| Opkaldsflow efter kontortid | Hvad der sker uden for åbningstid. |
| Helligdage | Helligdage og lukkedage. |
| Administration | Hvem der må ændre i denne linje. |
Automatisk eller tastevalg
Under Standard opkaldsflow vælger du mellem to måder at sende opkaldet videre:
- Automatic — alle opkald går samme sted hen. Enkelt og forudsigeligt.
- DTMF — den ringende får en menu og skal trykke et tal. Vælger du det, sætter du hver taste op for sig: hvad sker der ved 1, hvad sker der ved 2, og så videre.
I begge tilfælde kan opkaldet sendes til en ventekø, en bestemt medarbejder, et andet telefonnummer, en anden telefonsvarer, en fælles telefonsvarerbesked — eller lægges på.
Ventekøen — de syv sider
| Side | Hvad du kan der |
|---|---|
| Grundlæggende | Navn og sprog for de beskeder, systemet læser op. |
| Telefonnumre | Numre der går direkte i køen uden om en telefonsvarer. |
| Lydfiler | Velkomstlyd og ventemusik. |
| Callback | Tilbud om at ringe tilbage i stedet for at vente. |
| Besvarelse af kald | Medarbejdere, rækkefølge og hvor længe hver enkelt får opkaldet. |
| Overløb og Timeout | Hvad der sker, når køen er fuld, ventetiden er for lang, eller ingen er på arbejde. |
| Administration | Hvem der må ændre i denne kø. |
Tilbagekald
Tilbagekald lader den ringende give afkald på sin plads i køen mod at blive ringet op, når turen kommer. Tre ting skal være opfyldt samtidig:
- Der skal være ventet et vist antal sekunder
- Der skal være et vist antal opkald i kø
- Forholdet mellem opkald og ledige medarbejdere skal være over en vis grænse
Sæt ikke grænserne for højt. Er alle tre sat stramt, bliver tilbagekald i praksis aldrig tilbudt. Start med lave værdier og juster, når I har set hvordan det opfører sig.
Når ingen tager telefonen
Under Overløb og Timeout er der tre forskellige situationer. De er lette at blande sammen, men de betyder noget hver især.
| Situation | Hvornår den opstår |
|---|---|
| Call overflow | Der er for mange opkald i kø på én gang. |
| Call timeout | Ét opkald har ventet for længe. |
| Unmonitored | Ingen medarbejdere er tilgængelige overhovedet. |
For hver af dem vælger du, hvad der skal ske: lægge på, sende videre, eller lægge en besked på en fælles telefonsvarer.
Tjek den sidste. Unmonitored kan stå på No action. Så sker der ingenting, når ingen er på arbejde — opkaldet forsvinder bare. Det er værd at få sat rigtigt.