Ændre åbningstider
- Klik på den grønne kasse. Det er telefonsvareren for den linje, du vil ændre. Der glider et panel ind fra højre.
- Vælg Kontortid i listen til venstre. Nu ser du en linje for hver ugedag med et starttidspunkt og et sluttidspunkt.
- Ret tidspunkterne. Skal I holde lukket til frokost, klikker du + Add på den pågældende dag og laver to perioder — for eksempel 08:00–12:00 og 12:30–16:00.
Minutter rundes ned. Skriver du 08:20, gælder 08:15. Systemet regner i kvarter. Det står også skrevet øverst i panelet.
Lægge en helligdag ind
Klik på den grønne kasse, vælg Helligdage, og klik på plusset. Udfyld et navn, hvornår det gælder, og hvad der skal ske — typisk at der spilles en besked og lægges på.
Helligdage tilsidesætter de almindelige åbningstider. Læg gerne hele årets ind på én gang.
Tilføje eller fjerne en medarbejder i en kø
- Klik på den gule kasse. Det er ventekøen.
- Vælg Besvarelse af kald. Rul ned til Opkaldskø agents. Tallet i parentes viser, hvor mange der er tilknyttet.
- Sæt eller fjern flueben. Søg efter personen i søgefeltet, hvis listen er lang. Sæt flueben for at tilføje, fjern det for at tage vedkommende ud.
Ændre rækkefølgen medarbejdere får opkald i
Samme sted, under Routing Method:
| Valg | Hvad der sker |
|---|---|
| Attendant | Alle får opkaldet samtidig. Den, der er hurtigst, tager det. |
| Longest Idle | Den, der har haft fri længst, får opkaldet. |
| Round Robin | På skift, så det fordeler sig jævnt. Det mest almindelige valg. |
| Serial | Fast rækkefølge — først person 1, så person 2, og så videre. |
Skifte velkomstbesked eller ventemusik
På telefonsvareren finder du velkomstbeskeden under Standard opkaldsflow. På ventekøen finder du både velkomstlyd og ventemusik under Lydfiler.
Du kan enten uploade en lydfil eller skrive en tekst, systemet læser op.
Skifter du ventemusik, så tjek tilbagekald. Hvor længe der går, før systemet tilbyder at ringe tilbage, hænger sammen med ventemusikkens længde. Har I slået tilbagekald til, så kig indstillingerne igennem bagefter.
Ændre hvad der sker efter lukketid
Klik på den grønne kasse og vælg Opkaldsflow efter kontortid. Her sætter du, hvad der skal ske uden for de åbningstider, du lagde ind ovenfor.
Den vigtigste fejl at undgå. Er dette ikke sat op, behandles opkald ens døgnet rundt. Der kommer ingen advarsel — opkald bliver bare stillet igennem klokken to om natten. Tjek altid at der er sat noget her.